So bauen Sie erfolgreich ein QM-System für Ihre Arztpraxis auf

Seit 2004 ist es für alle Vertragsärzte verpflichtend, ein Qualitätsmanagementsystem aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Damals hatten die Praxen 3 Jahre Zeit für die Einrichtung ihres QM-Systems. Neu gegründete Praxen haben weiterhin 3 Jahre Zeit für den Aufbau. Doch von den bestehenden Arztpraxen sind nicht alle gleich weit und gleich erfolgreich mit ihrem QM-System. Qualitätsmanagement scheint also kein Selbstläufer zu sein. In manchen Arztpraxen funktioniert es aber dennoch sehr gut. Anscheinend machen diese Praxen etwas anders als die anderen. In diesem Blog-Beitrag erläutert wir wesentliche Fakten, wie das QM-System auch für Ihre Arztpraxis gelingen kann.

Das QM-System in der Arztpraxis

„Das eine richtige QM-System gibt es nicht“. So viel steht fest. Das geht auch gar nicht, weil Arztpraxen allein schon aufgrund ihrer Fachrichtungen und der Anzahl der Mitarbeiter sehr verschieden sind. Es wäre also falsch einfach das eine ultimative QM-System über alle drüber zu stülpen und zu erwarten, dass es funktioniert. Das hat der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) mit seiner QM-Richtlinie aber auch nicht getan – darin werden nur Themen festgeschrieben, die das QM-System mindestens enthalten muss, aber Form, Aufbau, Reihenfolge des Aufbaus und der Einführung des QM-Systems sowie die Gliederung des Qualitätsmanagement-Handbuches (QMH) sind darin nicht vorgegeben. Das ist auch gut so, denn so sind die Arztpraxen frei, ihr QM-System mit den Themen zu beginnen, die für die einzelne Praxen am wichtigsten sind. Qualitätsmanagement ist sehr facettenreich und durchaus komplex. Es ist eben ein System, also eine Gesamtheit, die sich aus vielen kleinen und größeren Bausteinen zusammensetzt und die wie Zahnräder bei einer Uhr ineinandergreifen. Zwei Arztpraxen derselben Fachrichtung können also beide ein Qualitätsmanagement betreiben und doch kann die Umsetzung sehr verschieden aussehen und beide Wege sind „richtig“.

Wie Sie kein QM-System für Ihre Arztpraxis aufbauen sollten

Die geringste Chance für ein erfolgreiches Gelingen

Am wenigsten funktioniert der Aufbau eines QM-Systems, wenn der Arzt selbst so wenig Lust hat, sich selbst mit dem Qualitätsmanagement zu beschäftigen, dass er einfach einer MFA mitteilt: „Du kümmerst dich jetzt um das QM.“ Und von da an war das Thema für ihn erledigt. Das klingt jetzt sehr vereinfacht, ist es aber nicht, sondern ist durchaus in der Vergangenheit schon häufig der Weg gewesen, wie Qualitätsbeauftragte in Arztpraxen zu ihrer Aufgabe gekommen sind.

Wenn dieser Arzt sehr viel Glück hat, wird sich die Mitarbeiter allein darum kümmern, was eigentlich zu dem QM-System dazugehört. Diese Herangehensweise wird aber immer nur bedingt erfolgreich sein können, weil sie irgendwann an den Punkt gelangt, dass sie Rückmeldungen und auch die Rückenstärkung vom Chef benötigt. Hat sich dieser aber so gar nicht um das Qualitätsmanagement gekümmert, weiß er folglich auch nicht, worum es eigentlich geht – und kann in Folge keine Entscheidungen treffen.

Gute Nachrichten für den Chef

Die gute Nachricht ist aber auch, dass sich der Arzt nicht selbst um das QM-System kümmern muss – zumindest nicht allein. Und das sollte er besser auch gar nicht. Er kann durchaus eine oder zwei Mitarbeiter*innen festlegen, die sich hauptsächlich darum kümmern. Qualitätsmanagement ist aber eine Team-Aufgabe. Das bedeutet, dass sowohl die anderen Mitarbeiter als auch der Arzt in den Aufbau und in die Aufrechterhaltung des QM-System einbezogen werden sollten, damit es erfolgreich werden kann. Für den Arzt bedeutet das, zumindest in festgelegten Abständen in Besprechungen mit den beauftragen Mitarbeitern ein Update zu erhalten und dieses auch einzufordern, wie weit das QM-System mittlerweile ist, und Entscheidungen zu treffen bzw. an den Entscheidungen mitzuwirken. Für das Team bedeutet es, dass die Qualitätsbeauftragten (QBs, QMBs) nicht sämtliche QM-Aufgaben selbst ausführen müssen, sondern dass andere Teammitglieder unter Anleitung der QMBs kleinere Aufgaben aus dem QM übernehmen wie z.B. das Ausarbeiten von Arbeitsanweisungen oder das Führen der Gerätebücher.

Einmal gemacht – falsch gedacht

Einer der größten Denkfehler ist es auch, davon auszugehen, dass man das QM einmal ausarbeitet und dann war es das, ist erledigt und kann abgelegt werden. Haken dran. Nicht ohne Hintergrund heißt es „aufbauen und aufrechterhalten“. Der Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems ist ein Projekt. Projekte sind per Definition zeitlich begrenzt. Aber die Ergebnisse aus Projekten sollten danach nicht direkt wieder in Vergessenheit geraten. So ist es auch mit dem Qualitätsmanagement: Nach der Einführung von Checklisten, der Erstellung eines Schulungsplans, dem Ausarbeiten des Hygieneplans, dem Anlegen von Gerätebüchern etc. müssen diese Elemente natürlich weitergeführt werden: die Checklisten müssen geführt, die Schulungen geplant und durchgeführt, der Hygieneplan bei der täglichen Arbeit umgesetzt und die Einweisungen in Geräte bei neuen Mitarbeitern oder bei anwenderrelevanten (Software-)Updates gemacht werden. Diese QM-Aufgaben müssen kontinuierlich weitergeführt werden und sind nicht zeitlich begrenzt. Der zeitliche Aufwand bei der kontinuierlichen Umsetzung des QM-Systems sollte allerdings geringer sein als für die Einführungsphase. Erst durch die regelmäßige QM-Arbeit kann das QM-System „funktionieren“.

Es kann natürlich innerhalb vom aufgebauten QM-System auch weitere kleine Projekte geben wie z.B. die Einführung eines Telefonassistenten, die Ausarbeitung neuer Arbeitsanweisungen und Checklisten für einen neuen medizinischen Bereich der Praxis etc.

Wie für jedes Projekt und jede Aufgabe muss auch für das Qualitätsmanagement Zeit eingeplant werden. Das gilt in größerem Umfang für die Einführungsphase, aber auch für die kontinuierliche QM-Arbeit – es macht sich nicht von allein. Deswegen sollte mindestens die QMB feste Zeiten eingeplant bekommen, in denen sie sich dann auch wirklich dem QM widmen kann. Und das Team sollte sie hier bestärken, sich diese Zeiten zu nehmen bzw. das erforderliche Verständnis aufbringen, dass diese Mitarbeiter für die geplanten Zeiten nicht an der Patientenversorgung teilnimmt, sondern für das Team auf andere Weise da ist.
Ein wirkungsvolles QM-System sollte die Praxis aber nicht mehr Zeit kosten, als ohne. Das Qualitätsmanagement dient ja letztendlich der Verbesserung der Abläufe, kürzere Kommunikationswege, klarere Zuständigkeiten und dadurch weniger Diskussionen, wer sich um was kümmert, weniger Suchen. Das muss (!) sich nach Abschluss der Einführungsphase auch im laufenden Praxisbetrieb bemerkbar machen. Andernfalls müssen die bisherigen QM-Bestrebungen noch einmal überdacht werden, ob sie eigentlich zielführend waren. Oder was sie überhaupt bewirken sollten.

Wie Sie ein QM-System für Ihre Arztpraxis aufbauen sollten

Wer kann was beim Aufbau des QM übernehmen?

Für den Anfang eines QM-Systems ist es entscheidend, zunächst die Verantwortlichkeiten zu klären, wer sich um was kümmert. Dazu gehört eine klare Aufgabenverteilung zwischen Arzt / Ärzten, Qualitätsbeauftragten und Team. Außerdem ist es wichtig, dass diejenigen, denen eine Aufgabe übertragen wird, auch das erforderliche Wissen haben oder erlernen, wie sie ihre Aufgabe umsetzen können und worauf sie achten sollten.

Wie und wo finde ich eine Orientierung?

Anschließend ist es wichtig, zunächst einen Überblick zu bekommen, was eigentlich zu Qualitätsmanagement dazugehört, was wichtig ist für das eigene Qualitätsmanagement-System, vielleicht auch welche Themen mindestens erarbeitet werden sollen und dadurch bedingt auch, welchen Umfang das QM bekommen soll und in welcher Reihenfolge die Aufgaben bearbeitet werden sollen. Die erforderliche Übersicht können die Praxen durch den Besuch eines Kurses bei der KV oder dem TÜV oder einer vergleichbaren Weiterbildungsstätte, im Selbststudium oder auch durch eine individuelle Beratung bekommen. Das Selbststudium ist sicherlich zunächst am kostengünstigsten, kostet aber übermäßig viel Zeit und lässt im Unklaren, ob die Praxis wirklich die relevanten Themen und diese in nutzenbringender Weise angeht. Hilfreicher dagegen ist schon eine Weiterbildung, weil sie das erforderliche Wissen komprimiert aufbereitet – bei der Umsetzung lässt sie die Praxis dann aber auch allein. Am schnellsten und zielführendesten ist sicherlich eine individuelle Beratung. Der finanzielle Mehraufwand kann oft durch entsprechende Fördergelder seitens der EU, der Bundesländer oder der Städte und Gemeinden (Regionalförderung) ausgeglichen werden.

Das bringt ein QM der Arztpraxis!

Ein QM-System ist also wie ein großer Behälter, in dem einfach alles gebündelt wird, was den Praxisalltag besser steuern lässt und gemeinsame Regeln festlegt. Dabei ist die Einführungsphase nur der Auftakt – entscheidend für den Erfolg ist die kontinuierliche Umsetzung des Qualitätsmanagement-Systems, die aber nur gelingen kann, wenn die betroffenen Mitarbeiter und auch die Ärzte in den QM-Elementen einen Sinn erkennen. Ein erfolgreiches QM-System verändert also die täglichen Praxisabläufe, indem es für mehr Struktur in den Abläufen und Klarheit in den Zuständigkeiten, die bessere Einhaltung gemeinsamer Regeln oder mehr Übersicht über das Praxisgeschehen sorgt. Es kann also auch bedeuten, dass das QM-System der einen Praxis sehr verschieden von dem QM-System einer anderen Praxis ist. Eines ist sicher, ein QM in der Arztpraxis verbessert die Sicherheit und die Arbeitsabläufe, das führt zu einer wesentlich besseren Zufriedenheit der Praxismitarbeiter*innen, das wiederum wirkt motivierend, die Fluktuation nimmt ab, die Arbeitsqualität steigt. Bedeutet, der Segen liegt in der langfristigen Betrachtung – ein Qualitätsmanagement für die Arztpraxis zahlt sich aus.